Cử chỉ điệu bộ: Đối tác người Nhật có thói quen ăn nói nhỏ nhẹ, thái độ chững chạc. Đây không phải là biểu hiện của một cá tính yếu đuối mà vì họ xem đó như là biểu hiện của sự khôn ngoan, kinh nghiệm và tuổi tác. Vì vậy, cần phải có thái độ ôn hoà, mềm mỏng khi làm việc với người Nhật, tránh tỏ thái độ bực dọc, nóng nảy. Điều này có thể mất đi mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên. Trong khi đàm phán, người trẻ tuổi nên ngồi với tay đặt lên đùi, đầu và vai hơi nghiêng về phía trước để tỏ sự tôn kính với người lớn tuổi hơn.

Cách giao tiếp, ứng xử: Mọi người thường thể hiện sự tự tin, năng lực của cá nhân hay công ty mình bằng những hợp đồng với những khách hàng lớn, đôi khi là lời giới thiệu hơi chút bóng bẩy. Giả dụ, công ty A giới thiệu đã từng tham gia xây dựng công trình Tòa Nhà Quốc Hội Việt Nam. Nhưng thực chất chất họ chỉ đảm nhiệm phần rất nhỏ như quét sơn… chẳng hạn. Nói chậm, nói đúng sự thật sẽ được đánh giá cao hơn.

Học im lặng và cách chấp nhận sự im lặng trong hơn 30 giây hoặc lâu hơn. Đây là thời điểm then chốt để người Nhật đưa ra quyết định. Người Nhật nghiền ngẫm những gì bạn nói và đưa ra các câu hỏi. Bạn cũng không nên bối rối trước những giây phút im lặng trong đàm thoại của họ như vây. Cũng không nên tìm cách phá tan sự im lặng trong lúc nói chuyện. Sự im lặng có nghĩa là đối tác người Nhật đang suy nghĩ một cách nghiệm chỉnh về vấn đề đang bàn bạn.

Tránh dùng những từ nhạy cảm, đặt biêt là từ “no” (không), vì được xem là thiếu lịch sự: Thay vào đó, hãy nói: “Chúng ta hãy xem xét lựa chọn khác” hay “Có lẽ đây là cách làm tốt hơn”. Người Nhật ít khi nói thằng là “ Không”, tiếng “không” được xem là thô lỗ. Cũng vì vậy người Nhật ít khi nói thẳng ý kiến của mình ra vì sự bộc trực có thể đem lại sự khó chịu hay thách thức. Có những cách nói “không” như sau: “khó quá”, “Chúng tối rất muốn, nhưng…”, “Tôi sẽ cố gắng, nhưng…”. Do đó, nếu nói “không” bạn cũng nên dùng lối gián tiếp như vậy để tránh đối đầu hay xúc phạm đến người đối thoại.

Cách xưng hô với đối tác: Hãy gọi tên chính xác đối tác Nhật Bản được ghi trong danh thiếp. Xuất phát từ truyền thống lịch sử văn hoá lâu đời của mình, người Nhật dựa vào danh thiếp để gọi chính xác và đúng tên người giao dịch bởi vì họ tên người Nhật rất phức tạp.

Sự tập trung chú ý vào đối tác: Bạn thường dành nhiều sự tập trung vào ai khi giao tiếp với đối tác người Nhật? Theo phản xạ tự nhiên, người  ta hay dành nhiều sự chú ý vào người phiên dịch trong nhóm người Nhật. Điều này là không nên, vì đó thường là người trẻ tuổi và ít có ảnh hưởng. Do đó, bạn nên để ý xem phía họ tỏ thái độ kính nể đối với người nào. Thông thường người có tuổi nhất chính là người quan trọng nhất.Người Nhật thường tránh nhìn lâu vào mắt của nhau, vì cử chỉ như vậy được coi là tỏ vẻ hăm dọa.  Những người trẻ ít khi dám nhìn thẳng vào mắt bạn mà họ thường nhìn cuối xuống dưới, đầu hơi cuối xuống để tỏ ra tôn kính bạn. Do đó ta không nên tin rằng cử chỉ như vậy là thiếu tin cậy, thiếu trung thực hay không thành thật

Khi phát biểu trong đàm phán: Nên duy trì thái độ yên lặng, từ tốn và lịch sự. Giữ nét mặt bình thản là điểm quan trọng. Trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản, danh tiếng và vị trí xã hội của người Nhật thể hiện ở khái niệm này. Khi một người đánh mất sự bình tĩnh hay lúng túng, điều đó là thảm hoạ cho cuộc đàm phán.

Ở Nhật, tuổi tác đồng nghĩa với sự khôn ngoan và kinh nghiệm. Do đó người Nhật cảm thấy khó khăn khi đàm phán thương lượng với người nước ngoài có vẻ nhỏ tuổi hơn và thiếu lịch lãm hơn. Nếu bạn gặp phải trường hợp trên , hãy nổ lực tạo ra một sự tôn trọng và lòng tin cậy lẫn nhau. Bạn chớ tỏ vẻ sắc sảo, khoa trương hay thô lỗ. Phải kiên trì nói năng nhỏ nhẹ, thái độ phải hòa nhã, nghiêm túc trong đàm phán. Hãy tỏ ra tôn trọng người đối thoại vì tuổi tác và cương vị của anh ta trong công ty. Nếu được bạn có thể yêu cầu sự hỗ trợ của đồng sự có tuổi hơn và nếu được nên có một người đứng tuổi đứng ra giới thiệu bạn.

Khi đưa ra các thoả thuận giao dịch: Người Nhật không mặc cả về giá và các điều khoản khác một cách chăm bẵm như những người láng giềng châu Á khác. Thế nhưng đừng vì vậy mà đưa ra nhân nhượng quá nhanh bởi vì nếu ta làm vậy họ sẽ hỏi về sự trung thực của bạn, lời đề nghị ban đầu của bạn. Nếu có thể hãy để đối tác Nhật đưa ra sự nhân nhượng trước. Người Nhật quen đưa ra từng vấn đề để bàn bạc chứ không đưa ra một loạt vấn đề để thảo luận, tuy mất thời gian nhưng bạn cứ theo lối đó và đừng bao giờ đem hết “bài” của mình ra một lúc.

Người nhật đặc biệt coi trong chữ tín, một khi đã nói ra thì coi như vấn đề đó đã được cam kết rồi. Tuy nhiên một bản hợp đồng hợp pháp sẽ đảm bảo quyền lợi của cả 2 bên.

Theo dungdodinhjpvn