Để minh bạch hóa quá trình xét duyệt và nâng cao hiệu quả quản lý, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản đã áp dụng một số điều chỉnh mới trong hồ sơ và tiêu chuẩn xét duyệt visa lao động.

1. Bổ sung “Tờ khai thông tin người đại diện cơ quan tiếp nhận”
・Đối tượng áp dụng: Các doanh nghiệp thuộc Nhóm 3 và Nhóm 4 (Doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập,…).
・Nội dung thay đổi: Trong tất cả các thủ tục xin visa (cấp mới, chuyển đổi tư cách lưu trú, gia hạn), doanh nghiệp bắt buộc phải nộp thêm “Tờ khai thông tin về người đại diện của cơ quan tiếp nhận” theo mẫu tham khảo.
・Quy định chung: Thay đổi này không chỉ áp dụng cho diện visa Kỹ sư – Tri thức nhân văn – Dịch vụ quốc tế mà còn áp dụng đồng bộ cho các diện visa khác như Quản lý / Kinh doanh, Điều dưỡng,…
Thông tin cần điền: Họ tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ của người đại diện doanh nghiệp theo đúng mẫu quy định.

2. Làm rõ yêu cầu về “Giấy tờ chứng minh năng lực ngôn ngữ”
Điểm đáng lưu ý trong quy định mới là sự xuất hiện của các từ “Chủ yếu” và “Các công việc tương tự” trong văn bản chính thức của Cục Xuất nhập cảnh:

Tính chất công việc: Từ “Chủ yếu” cho thấy quy định này tập trung vào các vị trí mà công việc cốt lõi là giao tiếp trực tiếp bằng ngôn ngữ với con người (như dịch thuật, thông dịch, tiếp khách hàng…). Nếu công việc chỉ sử dụng ngôn ngữ như một công cụ phụ trợ thông thường thì không thuộc diện bắt buộc này.

Mở rộng phạm vi công việc: Cụm từ “Các công việc tương tự” mở rộng phạm vi xét duyệt, không chỉ giới hạn ở các ngành truyền thống như Phiên dịch, Dịch thuật hay Phục vụ nhà hàng khách sạn, mà bao gồm cả các công việc có tính chất tương đồng.

Không chỉ giới hạn ở tiếng Nhật:

Quy định ghi rõ là “Ngôn ngữ sử dụng trong công việc”. Do đó, nếu công việc sử dụng tiếng Anh là chính, ứng viên cần cung cấp chứng chỉ tiếng Anh đạt chuẩn năng lực tương đương bậc trung – cao cấp (như chứng chỉ Anh văn Chuẩn Châu Âu B2, TOEIC từ khoảng 785 điểm, IELTS từ 5.5 trở lên…).

Lưu ý: Đối với khối Kỹ thuật hay Công nghệ thông tin chủ yếu làm việc với máy tính, dù có dùng tiếng Anh nhưng không phải là công việc giao tiếp đối nhân cốt lõi thì thường không nằm trong diện bắt buộc cung cấp chứng chỉ này.

3. Ban hành Phụ lục 4: Làm rõ quy định cho công việc Phiên dịch, Dịch thuật và Giao tiếp đối nhân
Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản đã chính thức công bố tài liệu Phụ lục 4 với nội dung: “Về việc làm rõ tư cách lưu trú đối với trường hợp làm các công việc giao tiếp đối nhân có sử dụng năng lực ngôn ngữ như dịch thuật, thông dịch…”.

Ý nghĩa: Cùng với Phụ lục 5 (dành riêng cho ngành Khách sạn – Nhà hàng), Phụ lục 4 trở thành căn cứ pháp lý chính thức để cơ quan chức năng đánh giá tính phù hợp giữa nội dung công việc thực tế và tư cách lưu trú của người lao động.

Tác động: Tiêu chuẩn đánh giá cho các công việc liên quan đến dịch thuật, chăm sóc khách hàng, tư vấn… hiện đã được cụ thể hóa rõ ràng hơn. Doanh nghiệp cần giải trình chi tiết và chính xác nội dung công việc để đảm bảo hồ sơ được duyệt thuận lợi.